Twintig uur per week vergadert de gemiddelde manager en directielid.

Ik schrok in eerste instantie wel even van het aantal… 20 uur, zoveel…, maar toen ik er iets langer bij stil stond en me een aantal mensen voor de geest haalde, zou het ook zo maar eens nog meer kunnen zijn.. Het verklaart voor mij een heleboel. Het verklaart waarom zoveel managers het gevoel hebben op hun werk geleefd te worden, dat ze continu aan het rennen zijn. Het verklaart waarom zoveel managers het gevoel hebben achter de feiten aan te lopen.
Want als je 20 uur in vergadering zit, dan ben je nog eens 2 uur kwijt aan het naar de vergadering toelopen en weer terug. Als je een werkweek hebt van 40 uur, dan hou je nog 18 uur over. Stel dat elke vergadering je een half uurtje voorbereidingstijd kost, dan gaat daar nog eens 10 uur in zitten. Dat geeft je nog slechts 8 uur om het daadwerkelijke werk uit te voeren. Logisch dat je het gevoel hebt dat je veel op een dag moet doen. Logisch dat je een hoge werkdruk ervaart. Logisch dat je stress ervaart.

Hoe kan dat nou anders? Hoe doorbreek je dit patroon. Wellicht hebt een campagne zoals ze op dit moment doen bij Achmea, door een week lang een vergaderverbod in te voeren, met als doel om het ‘vergaderbewustzijn’ te vergroten. Zelf heb ik daar niet zulke hoge verwachtingen bij. Ik geloof niet in het verbieden van dingen, in mijn ogen wordt iets daardoor juist aantrekkelijker 😉 Er is al zoveel dat niet mag.

Als je echt het ‘vergaderbewustzijn’ wilt wakkerschudden, als je wilt dat ieder individu zijn eigen verantwoordelijkheid kent en deze ook durft te nemen, dan zijn de volgende drie stappen noodzakelijk.

Stap 1) Geef je medewerkers ruimte en vertrouwen. Dit zijn de twee allerbelangrijkste ingrediënten die medewerkers nodig hebben, om hun werk goed te doen. Ruimte om te mogen experimenten, om fouten te mogen maken, om uitdagingen aan te gaan. Dat geeft medewerkers plezier in hun werk en zorgt ervoor dat ze vanuit zichzelf een bijdrage leveren. Niet alleen omdat het ‘moet’ of bij hun functie hoort, nee, omdat ze leveren een bijdrage aan de organisatie omdat zij daar zelf ook beter en gelukkiger van worden. Als je deze ‘spirit’ in je organisatie hebt, dan wordt er niet oeverloos vergaderd. Dan is men bewust van de tijd en zullen de vergaderingen effectief en efficiënt verlopen.

TIP voor het management om hun medewerkers meer ruimte en vertrouwen te geven: Ga eens bij jezelf na, hoeveel ruimte en vertrouwen ervaar jij van jouw leidinggevende? Ervaar je voldoende ruimte of word je continu op je vingers gekeken? Wat heb je zelf van jouw leidinggevende nodig als het gaat om meer ruimte en vertrouwen?

Stap 2) Zet het zelfbewustzijnsproces in gang en/of ondersteun het daar waar je kunt. Medewerkers worden vaak als ‘kuddedieren’ behandeld, vooral in grotere organisaties. Maar ook daar werken allemaal individuen. Geef je medewerkers daarom de tools en technieken om op een verantwoorde manier in de spiegel te kijken. Want medewerkers die eerlijk naar zichzelf durven te kijken, weten van zichzelf wanneer hun aanwezigheid gewenst is en wanneer niet. Ze kennen hun plaats in de organisatie en zijn zich bewust van het grotere geheel. Ze weten wat hun bijdrage is. Als ze naar een vergadering gaan, dan zijn ze 9 van de 10 keer wel voorbereid, in tegenstelling tot het kuddedier, dat 9 van de 10 keer onvoorbereid ‘met de kudde’ mee komt. 

TIP voor het management om hun medewerkers wakker te schudden en in de spiegel te laten kijken: Het proces van zelfbewustzijn is voor iedereen uniek. Iedereen maakt daar op z’n eigen wijze stappen in en het vraagt specifieke ervaring en expertise om de mensen daarin goed te begeleiden. Heb je het gevoel dat je in dit proces ondersteuning kunt gebruiken, aarzel dan niet om contact op te nemen. Wij hebben ervaring in het begeleiden van zowel teams als individuen, met behulp van zogenaamde ‘Vergaderingen met jezelf’ sessies. Het zelfbewustzijnsproces is echt een heel ander proces dan bijvoorbeeld het beschrijven van een werkproces 😉

Stap 3) Geef als directielid / manager het goede voorbeeld. Wees je als manager of directielid continu bewust van je voorbeeldfunctie. Vertoon het gedrag dat je bij je medewerkers ook wilt zien. Het klinkt als een open deur, maar het is iets dat ik in de praktijk toch vaak mis zie gaan.

TIP voor het management om hun eigen voorbeeldrol onder de loep te nemen: In welke situaties ervaar je dat je echt een ‘rolmodel’ bent, en wanneer laat je je verleiden tot gedrag dat je liever ‘binnenskamers’ houdt.

Ik hoor het graag! Je reactie is van harte welkom op mijn weblog

PS: wil je als manager of directielid direct met mij aan de slag, om zo enorme stappen te maken, zodat je je voorbeeldrol nog beter kunt uit nutten? Boek dan een VIP dag met mij en zet concreet die stap naar meer rust en energie bij jezelf en in je team.

© 2013 Mirelle van den Anker / Invest In Yoga, alle rechten voorbehouden

WIL JE DIT ARTIKEL GEBRUIKEN IN EEN TIJDSCHRIFT, NIEUWSBRIEF OF OP EEN WEBSITE? Graag! Ik wil zoveel mogelijk organisaties en professionals leren bewuster te werken met behulp van on- en offline diensten, zodat ze in staat zijn om in No-Time te ontspannen. Kopieer dan wel dit onderstaande blok mee, met een werkende link naar mijn website:

“Geschreven door Mirelle van den Anker van Invest In Yoga. Ga naar www.businessyogaonline.com voor het aanvragen van het gratis mini e-book ‘De 7 Geheimen van Business Yoga’.”