Hoe kan het dat je soms bruisend van de energie uit een vergadering komt en andere keren je je helemaal leeg en opgebrand voelt.

Uiteraard ben je voor een deel afhankelijk van de voorzitter en de andere deelnemers. Een goede voorzitter houdt de energie in de vergadering, zorgt ervoor dat iedereen aan bod komt en dat er productief vergaderd wordt. Maar om nu alles af te schuiven op een ‘slechte’ voorzitter of collega’s die van alles doen waardoor jouw batterij leegloopt, daar schiet je niets mee op.

Daarom deze 9 tips, hoe je de verantwoordelijkheid van jouw energie en jouw gevoel in eigen hand neemt.

De 9 tips die ervoor zorgen dat je altijd energiek een vergadering verlaat:

  1. Check vooraf wat jouw rol is tijdens de vergadering. Er is niets saaier en vermoeiender dan een vergadering bijwonen, waar je eigenlijk niets te zoeken hebt. Neem je voor dat je je beleefd afmeldt bij de voorzitter, indien je het idee hebt dat je niets bij te dragen hebt.
  2. Heb je besloten dat je aanwezig wilt zijn, neem dan actief deel. Geef je mening, luister naar de andere sprekers en vul aan daar waar je kan en nuttig acht. 
  3. Wees je bewust van je adem. Begin je vergadering met een paar minuten lange en diepe adem, waardoor je je hersenen activeert en je makkelijker actief deel kan nemen.
  4. Zorg dat je altijd voorbereid naar een vergadering toe gaat. Ook hier geldt, een goed begin is het halve werk. Als je tijdens de vergadering nog de stukken moet doorlezen, dan ben je met je aandacht niet echt bij de vergadering. Dat kost je energie. Bovendien is het storend enorm voor de overige deelnemers, die zich wel voorbereid hebben.
  5. Hou overzicht over het geheel. Ga niet muggenziften over kleine of technische details. Hierdoor raken veel deelnemers hun aandacht kwijt en lekt de energie uit de vergadering. Dat zul je na afloop merken. Als je tijdens een vergadering merkt dat jouw energie weglekt, omdat er teveel over details gesproken wordt, kaart dat dan aan, door bijvoorbeeld te vragen om het bilateraal te bespreken en de uitkomsten daarvan een volgende vergadering te delen.
  6. Hou het kort en zakelijk. Urenlange vergaderingen zijn bij voorbaat al vermoeiend. Het is voor de meeste mensen moeilijk om lang geconcentreerd te zijn. Daarom liever wat vaker en korter overleggen.
  7. Merk je dat je moe bent en het lastig vindt om je aandacht erbij te houden. Pomp dan je navel een aantal keren stevig op en neer, zodat je weer snel energie in je lichaam voelt en weer actief kunt deelnemen.
  8. Zorg voor een prettige creatieve omgeving. Een grijze grauwe vergaderzaal zorgt vaak ook voor een grijze, grauwe vergadering. Spreek daarom eens af in een café of doe een bilateraal overleg wandelend. Wees daarin creatief.
  9. Schaf de wekelijkse of maandelijkse standaard overleggen af. Kom alleen samen als er echt iets te delen valt. Veel bedrijven hebben een standaard wekelijks overleg of een maandelijks afdelingsoverleg. Dit zijn vaak de overleggen die jou veel energie kosten. Dit komt omdat bij deze overleggen vaak niet aan de 5 bovenstaande punten wordt voldaan. Deze overleggen zijn vaak verplicht, duren lang en zijn vaak vanuit het management gedreven. Veel managers gebruiken deze overleggen om externe gastsprekers uit te nodigen. Dit kan een goede manier zijn om deze overleggen attractief en informatief te houden, maar kom alleen samen als er echt iets te bespreken valt.

Kortom, neem je eigen verantwoordelijkheid, bereid je goed voor, neem actief deel en durf je af te melden.

Ik hoor graag je reactie op m’n weblog.

Hartelijke groet,

Mirelle


Voor het gemakkelijk implementeren van deze tips is het belangrijk dat er voldoende vertrouwen is binnen een team.

Met een 10 weekse incompany Business Yoga training zet je als team daar enorme stappen in. Je zult merken dat het vertrouwen toeneemt, waardoor de individuele teamleden makkelijker vanuit hun eigen verantwoordelijkheid handelen.

Lees hier alles over de inhoud van de training.


© 2013 Mirelle van den Anker / Invest In Yoga, alle rechten voorbehouden

WIL JE DIT ARTIKEL GEBRUIKEN IN EEN TIJDSCHRIFT, NIEUWSBRIEF OF OP EEN WEBSITE? Graag! Ik wil zoveel mogelijk organisaties en professionals leren bewuster te werken met behulp van on- en offline diensten, zodat ze in staat zijn om in No-Time te ontspannen. Kopieer dan wel dit onderstaande blok mee, met een werkende link naar mijn website:

Mirelle van den Anker leert gedreven professionals hoe ze in no time kunnen ontspannen, zodat ze met meer plezier en succes hun werk kunnen doen, nu en in de toekomst. Mirelle is de auteur van het boek “Business Yoga, weg met de stress op je werk in maximaal 9 minuten per dag’.

Wil je regelmatig tips ontvangen over hoe je met minder stress en meer plezier werkt? Neem dan een gratis abonnement op het eZine van Business Yoga. Je ontvangt dan tevens het gratis eBoek, “De 7 Geheimen van Business Yoga”. Vul je naam en email in op www.businessyogaonline.com. (homepage rechtsboven en klik op inschrijven).